Top informiert: Mit Telefonansagen für die Anwaltskanzlei!

Wer eine Anwaltskanzlei anruft, hat fast immer ein dringendes Anliegen. Genau deshalb ist es wichtig, dass der erste Eindruck am Telefon professionell und gut organisiert wirkt. Die Anwaltskanzlei Brunner-Stummvoll hat heuer entschieden, ihren Telefonservice auf ein neues Level zu bringen, mit maßgeschneiderten Telefonansagen von soundlarge, die Anrufer freundlich begrüßen und gezielt weiterleiten.

Das Briefing: Vier Ansagen, ein Ziel

Gleich zu Beginn haben wir uns mit dem Kanzleiteam zusammengesetzt und alle Anforderungen im Detail besprochen. „Unsere Anrufer sollen sich sofort zurechtfinden und die wichtigsten Infos ohne Umwege bekommen“, haben sie uns im Gespräch gesagt. Aus dieser Anforderung ist ein umfangreiches Konzept entstanden: Wir haben ein IVR-Menü entwickelt, das Anrufer per Tastendruck zum richtigen Ansprechpartner weiterleitet. Zusätzlich war eine Infoansage gewünscht, die Öffnungszeiten und Kontaktmöglichkeiten auf einen Blick erklärt. Für die Zeiten außerhalb der Bürozeiten haben wir eine Nachtschaltung geplant, die freundlich informiert, wann das Team wieder erreichbar ist. Und damit Wartezeiten nicht unangenehm werden, haben wir auch eine Music-on-Hold gestaltet. Jede dieser Schleifen erfüllt eine klare Aufgabe, gemeinsam sorgen sie für einen reibungslosen Ablauf am Telefon. Wie klingt so ein IVR-Menü? Hört am besten gleich rein:

Die richtige Stimme für Vertrauen und Kompetenz

Im nächsten Schritt stand das Sprechercasting auf dem Programm. Für eine Anwaltskanzlei ist die Stimme besonders wichtig: Sie soll Kompetenz ausstrahlen, gleichzeitig freundlich klingen und Sicherheit vermitteln. Wir haben dem Kanzleiteam mehrere Sprecherinnen und Sprecher vorgeschlagen, aus denen sie ihren Favoriten ausgewählt haben. „Uns war wichtig, dass die Stimme seriös wirkt, aber trotzdem sympathisch klingt“, haben sie uns gesagt. Die Wahl ist auf soundlarge-Sprecher Raphael Muff gefallen und genau diese Stimme begleitet die Anrufer nun durch das gesamte Telefonsystem.

Im Tonstudio: Jeder Ton muss passen

Die Produktion der Telefonansagen für die Anwaltskanzlei hat schließlich in unserem Tonstudio stattgefunden. Hier haben wir die Aufnahmen nicht einfach nur eingesprochen, sondern präzise gestaltet. Pausen, Betonungen und ein harmonischer Klang machen den Unterschied. Nach der Aufnahme haben wir jede Schleife technisch optimiert, damit sie in jedem Telefonsystem perfekt funktioniert. Auch die Music-on-Hold wurde sorgfältig ausgewählt, um eine angenehme und professionelle Stimmung zu erzeugen. Am Ende haben wir alle fertigen Files in den gewünschten Formaten geliefert, sofort einsatzbereit und technisch einwandfrei. Und so klingt die Telefonansage für die Nachtschaltung:

Warum das so wichtig ist

Professionelle Telefonansagen sind mehr als ein nettes Detail. Sie zeigen den Anrufern, dass die Kanzlei strukturiert arbeitet und Wert auf guten Service legt. Wer anruft, will Klarheit und Orientierung – genau das bieten gut durchdachte Ansagen. „Unsere Anrufer sollen sich vom ersten Moment an gut aufgehoben fühlen, auch wenn sie einmal kurz warten müssen“, hat uns das Team der Anwaltskanzlei Brunner-Stummvoll erklärt. Mit diesen Schleifen ist das gelungen.