Schon beim ersten Gespräch mit der Gartenbauschule Langenlois ist deutlich geworden, wie wichtig eine klare Telefonkommunikation für Schule und Anrufer ist. Damit die Projektziele von Anfang an klar waren, haben wir gemeinsam die Anforderungen besprochen. Die Anfrage nach neuen Telefonansagen für die Gartenbauschule hatte ein klares Ziel: Anrufer sollten sofort wissen, ob jemand erreichbar ist – besonders in der Ferien- und Urlaubszeit. „Wir möchten, dass Anrufer schnell informiert werden, wenn niemand im Büro ist“, hat das Team erklärt. Auf dieser Basis konnten wir den Rahmen für die weitere Projektplanung festlegen.
Das gemeinsame Briefing
Im gemeinsamen Briefing haben wir festgelegt, welche Arten von Schleifen benötigt wurden. Neben einer Music-on-Hold- und einer Text-vor-Melden-Ansage wurde besonders eine Ferienansage gewünscht. Diese sollte nicht nur informieren, sondern auch freundlich wirken und zu den übrigen Ansagen passen. Sie informiert klar über Betriebsferien oder Urlaubszeiten. Wir haben alle Inhalte strukturiert und die wichtigsten Informationen gesammelt, damit sie später verständlich und angenehm formuliert werden konnten.
Der kreative Textprozess
Unsere Kreativabteilung hat die Texte anschließend entwickelt. Wir haben auf einfache, klare Sprache geachtet, die alle relevanten Informationen vermittelt. Dabei haben wir eng mit der Schule zusammengearbeitet, um den richtigen Ton zu treffen. „Es war uns wichtig, dass die Ferienansage sachlich informiert, aber dennoch freundlich klingt“, hat ein Teammitglied erklärt. Mehrere Varianten wurden erstellt, angepasst und gemeinsam mit der Schule final abgestimmt. So konnten wir sicherstellen, dass die Ansage sowohl informativ als auch angenehm hörbar ist. Und so klingt die Ansage für die Ferienzeit:
Das Sprechercasting
Für die Aufnahmen haben wir passende Stimmen ausgewählt. Die Schule hat aus unserer großen soundlarge-Sprecherkartei die Stimme gewählt, die freundlich und gut verständlich geklungen hat. Die Rede ist von soundlarge-Sprecher Manuel Gärtner. „Die gewählte Stimme passt sehr gut zu unserer Schule“, hat das Team bestätigt. Damit war die Grundlage für eine reibungslose Produktion geschaffen.
Die Produktion im Studio
Im Tonstudio haben wir alle Ansagen aufgenommen, geschnitten und technisch optimiert. Dabei haben wir darauf geachtet, dass jede Aufnahme eine gleichbleibend hohe Qualität hat. Jede Schleife – von der Music-on-Hold- bis zur Ferienansage – wurde einheitlich gestaltet. So konnten wir sicherstellen, dass alle Ansagen harmonisch zusammenpassen. Besonders die Ferienansage vermittelt nun klar, wann die Schule erreichbar ist und wann nicht, was gerade in der Ferienzeit für Anrufer sehr hilfreich ist und Missverständnisse vermeidet.
Ein Projekt mit klarer Wirkung
Die fertigen Telefonansagen wurden von der Gartenbauschule Langenlois positiv aufgenommen. Die neue Struktur erleichtert die Kommunikation am Telefon und sorgt dafür, dass Anrufer gut informiert werden. Die Zusammenarbeit war angenehm und gut organisiert, und wir freuen uns, diesen Prozess begleitet zu haben.
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